julio 9, 2018 Vanesa Carrasquilla

Dossier de prensa: qué es y para qué sirve

Si eres emprendedora y te gustaría que tu empresa saliera en los medios de comunicación, necesitas saber qué es un dossier de prensa. Y en este post te lo voy a explicar. Así podrás incorporarlo a tu negocio.

Te voy a contar todo lo que sé sobre este documento. Además, te dejaré algunos ejemplos de dossier de prensa para que puedas inspirarte. Al final encontrarás un vídeo de resumen sobre esta herramienta. Y también te explicaré la diferencia entre el dossier de prensa y la nota de prensa.

1. Qué es un dossier de prensa

Se trata de un documento escrito donde presentamos la información y los datos más relevantes sobre nuestra marca, negocio o empresa. Podríamos decir que se trata de la carta de presentación de nuestra empresa a los medios de comunicación.

A diferencia de la nota de prensa, no sirve para presentar una novedad a los periodistas. Sino que se utiliza para ofrecer contexto a los profesionales de la información sobre nuestro proyecto.

Aunque no es indispensable ni obligatorio para hacer tus campañas de prensa, sí que es muy recomendable. Te aportará credibilidad, prestigio y profesionalidad, especialmente delante de los periodistas.

NOTA: El dossier de prensa te aporta credibilidad, profesionalidad y prestigio ante los medios de comunicación.

2. Para qué sirve

Este documento sirve para presentar la información destacada de nuestro negocio o empresa a los medios de comunicación. Su objetivo es que los periodistas tengan todo lo que necesitan para entender el funcionamiento y la filosofía de tu empresa.

A veces los periodistas lo utilizan para preparar una entrevista que nos quieran hacer. Pero sobre todo para comprender en profundidad aquello que hacemos. De nuevo, esta herramienta nos sirve para facilitarles el trabajo.

Beneficios de tener un dossier de prensa:

  • Despertar la curiosidad de los periodistas y, quizá, conseguir así que te dediquen un artículo o una entrevista y salir en los medios de comunicación.
  • Transmitir una imagen profesional antes los periodistas. Piensa que les estarás demostrando que dominas sus herramientas y conoces su forma de trabajar.
  • Darles una guía con la información que quieres que publiquen los periodistas. Así que intenta poner aquello que sea realmente interesante y define tu empresa.
  • Resumir la esencia de tu empresa de forma clara en un solo documento. Esto te obligará a hacer un ejercicio de análisis muy interesante y a mirar tu proyecto desde una nueva perspectiva.

TIP: Revisa un par de veces al año el dossier de prensa para que siempre esté actualizado.

3. Quién debe tener uno

El dossier de prensa no es patrimonio exclusivo de las grandes marcas o empresas. Todo aquel que tiene un negocio o empresa debería tener uno. Piensa que en cualquier momento un periodista puede interesarse por tu proyecto y tener un dossier de prensa efectivo te puede abrir las puertas a salir publicado en la prensa.

Los periodistas buscan rapidez. Por lo tanto, tener hecho tu dossier te permitirá aprovechar las oportunidades que te puedan llegar sin tener que ser tú el que vaya detrás de los periodistas. Además, gracias a esta herramienta, el profesional de la información tendrá una percepción mucho más profesional sobre ti y tu negocio.

4. Contenido y estructura de un dossier de prensa

El dossier de prensa debe contestar las preguntas más obvias sobre tu marca o negocio que cualquier periodista podría hacerse. Así en él encontraremos:

  • La historia de la empresa.
  • La filosofía o misión de la compañía.
  • El producto o servicio que ofreces.
  • Quién hay detrás de la compañía.
  • Cifras o datos económicos (opcional).
  • Datos de contacto.

Si ya hubieras salido en algún medio de comunicación, también podrías añadir un apartado con las apariciones más relevantes en la prensa.

NOTA: No confundas el dossier de prensa con un dossier de empresa o publicitario ya que no se trata ni de un folleto ni de un catálogo de empresa.

5. Cómo redactar un dossier de prensa

Existen una serie de características a tener en cuenta que te ayudarán a escribir un dossier de prensa efectivo. Son las siguientes:

  • Utiliza un lenguaje periodístico y no promocional. Recuerda que este documento se dirige mayoritariamente a periodistas, así que intenta ser lo más objetiva posible en la presentación de la información.
  • Procura que no sea demasiado largo. La máxima ‘menos es más’ también funciona cuando nos dirigimos a periodistas.
  • Selecciona la información realmente relevante e interesante sobre tu proyecto.
  • Distribuye la información en apartados. Así los profesionales de la información podrán leer lo que más les interese. Piensa que siempre leen en diagonal y cuanto más fácil se lo pongas, mejor.
  • No infles nunca los números ni los resultados. La verdad y la transparencia son tus mejores aliados.

Tips extra para elaborar tu dossier de prensa:

1. Cuida el diseño y la maquetación. Intenta que sea muy visual y atractivo.

2. Añade fotos y gráficos. Así podrás complementar la información del documento.

3. Guárdalo en formato PDF editable. De esta forma el periodista podrá copiar y pegar la información que más le interesa.

4. Numera las diferentes páginas.

Elaborar un dossier de prensa exige tiempo ya que necesitas recopilar la información relevante de tu negocio o empresa.

6. Cuándo y cómo enviar un dossier de prensa

Generalmente el dossier de prensa se envía junto a una nota de prensa. Es decir, en el momento en el que queremos comunicar alguna novedad o noticia a los periodistas relacionada con nuestra empresa.

Así, usaremos la nota de prensa para explicarles esa novedad. Puedes saber más sobre esta otra herramienta en el artículo Qué es una nota de prensa. Y el dossier de prensa nos servirá para ofrecerles el contexto global sobre nuestra compañía. De esta forma, tendrán una información completa sobre aquello que hacemos.

Generalmente, el dossier se envía por correo electrónico. Aunque también se entrega en versión papel a los periodistas que asisten a una rueda de prensa. Así que nunca está de más que tengas alguna copia en papel a mano.

7. Crea una sala de prensa

Para evitar que tu dossier de prensa se quede en tu ordenador, crea una sala de prensa en tu web. Cuanto más accesible este tu dossier para los periodistas, mejor.

La idea es que subas en la sala de prensa tu dossier, tus notas de prensa y también imágenes en alta resolución sobre tus productos o servicios. Así, cuando el periodista entre en tu web, tendrá todo lo que necesita para escribir un noticia o un artículo sobre tu empresa.

8. Ejemplos de dossier de prensa

Para que puedas hacer el tuyo, he seleccionado para ti diferentes ejemplos de dossier de prensa que te pueden venir bien para coger ideas e inspirarte:

Antes de terminar, puedes ver el vídeo de resumen sobre qué es un dossier de prensa. Estoy convencida que te ayudará a consolidar todo lo que te he contado:

Contenido extra: Diferencias entre el dossier de prensa y la nota de prensa

La principal diferencia entre el dossier de prensa y la nota de prensa es su contenido. Así, si la nota de prensa hace referencia a una novedad sobre nuestro negocio. En cambio, el dossier de prensa se refiere a la información relevante de la compañía. Mientras la primera aporta novedad, el segundo aporta contexto.

Otra diferencia importante es la extensión. La nota de prensa no debe superar las dos hojas y el dossier de prensa no tiene un máximo de hojas. Eso sí, procura que no sea demasiado largo o correrás el riesgo que no lo lean. Las estructuras de estos documentos también son diferentes.

Y, por último, la vida útil de la nota de prensa y el dossier es también diferente. Una nota de prensa nos puede servir durante dos o tres meses ya que hace referencia a un momento muy concreto y puntual. Mientras que la vida del dossier de prensa puede ser mucho más larga, siempre que lo vayas actualizando.

Con este post sobre el dossier de prensa y el último artículo que publiqué sobre la nota de prensa, ya conoces dos de las herramientas más importantes que necesitas para contactar con los periodistas. Ahora te animo a leer el post Cómo salir en los medios de comunicación para que puedas empezar a hacer tus propias campañas de prensa.

Si quieres saber si ha llegado tu momento de salir en la prensa, descárgarte mi check list para comprobarlo.

Estoy segura que la check list te ayudará a ver en qué momento se encuentra tu proyecto, respecto a la comunicación.

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Comments (2)

  1. Margaret González Membrilla

    Muy buen artículo, de gran utilidad para las pequeñas marcas 😉 Abrazos

    • Vanesa Carrasquilla

      Hola Margaret! Me alegro mucho que te haya gustado. Otro abrazo para ti también! 🙂

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